En MaOs reunímonos moito: entre nós, con outras cooperativas, clientela… e incluso fóra do traballo seguímonos a reunir, nas asociacións ás que pertencemos ou coas amizades para organizar calquera acción colectiva.
Na base de todos eses encontros adoita estar a vontade de escoitar e que te escoiten mais a nosa experiencia di que non sempre se dan as condicións para que unha reunión chegue a bo porto.
Botando man desta experiencia e dalgúns documentos que fomos lendo, creamos un decálogo para que as reunións nos resulten frutíferas.
Hoxe compartimos os 5 primeiros puntos, relacionados coas cousas a ter en conta antes do encontro. A seguinte semana contaremos o durante e despois ademais de dar algunha bibliografía online sobre o tema.

  • Por que debería convocar/ir á reunión?

    A reunión debe de ter un obxectivo definido. Ás veces, cando se está inmersa nun traballo complexo, pode resultar difícil precisalo; nesta tarefa é de axuda ter presentes as tipoloxías básicas de reunión (informativa, consultiva, decisoria), sendo posible que convivan algunhas  delas nun mesmo encontro.
    Establecido o obxectivo resultará máis sinxelo saber a quen convocar e incluso que as persoas convidadas poidan avaliar se son as axeitadas.

  • Poñendo orde coa orde do día

    Unha vez definido o obxectivo, é importante desagregar os temas que axuden á consecución do mesmo, dando lugar á orde do día. Existen diferentes estratexias para elaborar este documento vertebrador da reunión:

  1. A moderadora define a orde do día e acepta suxestións.
  2. Defínese a orde do día na reunión anterior, de habela, e complétase antes de comezar o seguinte encontro, enchéndose o espazo reservado a ‘varios’.
  3. Constrúese colectivamente a orde do día a través de ferramentas online coma esta.

Do mesmo xeito, para definir a data e hora da reunión, hai diferentes procedementos.

  1. Definilas na reunión anterior, de habela.
  2. Concretalas vía email.
  3. Votar a través de ferramentas online coma esta. Neste caso, é preciso pór data límite para votar, facer un recordatorio o día antes de que se peche a votación e comunicar a todas as convocadas o día e hora elixidas.

Finalmente, a orde do día debería de ser enviada ás persoas asistentes cunha antelación mínima dunha semana, indicando obxectivo da reunión, lugar, hora e listaxe de convocadas así como outras informacións que se consideren pertinentes, por exemplo, se queremos que unha das persoas asistentes leve determinado material.

  • Unha tamén ten que traballar, o pánico ás reunións moi longas

    Unha das razóns que nos pode levar a intentar librarnos dunha reunión é ter o precedente de que son moi longas e, polo tanto, un estorbo máis ca un avance. Como solución propoñemos definir claramente a hora de comezo e de remate da reunión e poñela en coñecemento de todas as persoas convocadas xunto co envío da orde do día. Indo máis alá, incluso se podería definir canto tempo se lle vai dedicar a cada asunto (non pasaría nada de non seguirse estes tempos con exactitude pois se poden recuperar na mesma reunión ou convocar unha nova).
    Para evitar que as reunións se alonguen, tamén se recomenda non facelas de máis de 6-8 persoas, buscando alternativas como a representación ou delegación, sempre que sexa posíbel.
    No caso de estar ante unha reunión de máis de 4-5 persoas ou de corte especialmente formal, pódese descargar á moderadora de funcións designando a alguén que tome acta e talvez unha terceira persoa para controlar os tempos das intervencións. De facelo así, definir quen asumirá cada papel debe ser o primeiro punto da orde do día.

  • Quero ir á reunión!

    Chegadas a este punto, é posible que as persoas queiran a asistir á reunión, mais damos algunhas suxestións que poden influír máis na decisión:

    • Reunións con servizo de gardería para facilitar a asistencia e tranquilidade daquelas persoas con crianzas ao seu cargo.
    • Definir pausas nas reunións longas para descansar e favorecer a interacción das persoas asistentes fóra do plano laboral.
    • Empregar recursos audiovisuais para refrescar ideas e soster a atención, sobre todo naquelas de tipo exclusivamente informativo.
    • Facer dinámicas grupais como chuvia de ideas, traballo con tarxetas, exercicios de representación, etc
    • Programar a reunión seguida dalgunha actividade de lecer, como unha cea, unha excursión ou unha exposición, poder ser útil para atraer á xente e crear bo ambiente, sempre que a proposta teña que ver co contido da reunión.
    • Realizar reunións en distintos cuartos ou centros permitiranos coñecer directamente outras experiencias relacionadas co noso traballo e, ao mesmo tempo, introducir un pouco de variedade.
  • Que levar a unha reunión?

    • Concentración, atención e a preparación oportuna para as cuestións tratadas.
    • Escoita activa, interese e respecto polas opinións das demais persoas.
    • Claridade e concisión na achega das propias opinións.
    • Disposición ao diálogo, vontade de ‘negociación’ entre as distintas opinións e posturas, vontade de producir acordos e conclusións.
    • Actitude simpática e empática, contribución activa a un bo clima.
    • Quen modera a reunión deberá de levar o material de papelaría preciso como folios, lapis, cores… e a orde do día, ademais de coñecemento dos asuntos e persoas, non como experta mais si para poder facer preguntas ou lanzar temas que enriquezan a reunión.

2 thoughts to “Como reunirse e non morrer no intento I

  • Xosé

    Estupendo! Nom hai como as cousinhas claras 🙂

    Responder

Leave a comment

O teu enderezo electrónico non se publicará Os campos obrigatorios están marcados con *