Como reunirse e non morrer no intento II

Por sinxelo que pareza non o é, e nós seguimos coa teima de dar coa chave que fai das reunións un instrumento útil para a comunicación e construción de proxectos colectivos. É por iso que elaboramos un decálogo interno a través do que nos guiar. A semana pasada publicamos os 5 primeiros puntos; esta mostramos os 5 últimos, relacionados co que pasa durante a reunión, ademais de achegar algunha bibliografía online de interese.

A coreografía do grupo

A moderadora deberá axudar a conseguir os obxectivos previamente definidos para a reunión, de xeito que haberá de establecer un fino equilibrio entre a dinamización das participantes e o control de palabra. Polo tanto, ha de marcar a coreografía, o movemento do grupo. É por iso importante decidir con acerto quen asumirá este papel.

Buscarase alguén con pouca implicación no contido da reunión, moderada e con capacidade técnica e humana para levar o grupo (métodos organizativas, dinámicas grupais, amabilidade e respecto).

É importante tamén corresponsabilizar a todas as participantes na tarefa de que a reunión se desenvolva correctamente e como un punto de apoio tácito á moderadora. Para iso, recoméndase comezar a reunión cunha introdución na que se presenten os temas a tratar, o tempo para cada un, os mecanismo de exposición ou decisión que se van empregar e que se recorde o papel que asume a moderadora. Se isto non fora suficiente para crear unha boa sintonía entre asistentes e moderadora, poderíase facer rotar neste posto ás persoas que participan para que todas coñezan as dificultades de moderar.

A mecánica das reunións informativas

Estamos xa na reunión, como levala adiante? Estes son os pasos ou fases que se poderían seguir:

  • Presentación das participantes

  • Recordar obxectivos, orde do día, tempos e solicitar colaboración, por claridade e para conseguir a corresponsabilidade do grupo, tal e como se comentou antes.

  • Presentación dos temas por parte de quen modera ou outra persoa que previamente tivera encomendada e esa función. Sexa quen for, presentará ao grupo a información fundamental sobre o tema a tratar. Cando este tema sexa complexo é recomendable enviar previamente ás persoas asistentes os documentos explicativos necesarios para que os revisen antes do encontro.

  • Preguntas aclaratorias. Estas preguntas, xunto coa exposición previa, son a base das reunións informativas. En función do número de asistentes e formalidade da reunión, poderanse organizar de diferentes xeitos, por exemplo, formulando as preguntas por escrito, organizándoas de seguido e respondendo unha a unha, ou facendo roldas de tres preguntas que se responderán seguidas.

A consulta e a decisión

O proceso de toma de decisións en grupo é un momento delicado e pode levar ao bloqueo por falta de consenso. A mecánica habitual para evitalo é a seguinte:

  • Presentación do tema e preguntas aclaratorias, como se estiveramos nunha reunión informativa.

  • Contraste de opinións: As participantes teñen opción de presentar a súa postura respecto do tema tratado. O noso ideal de funcionamento nestes casos é que todas poidan intervir voluntariamente, con concreción e brevidade, sen seguir unha quenda definida nin medir o tempo. Con todo, cando o tema tratado levanta paixóns ou se prevé que o grupo non se autorregule, é bo que a moderadora se anticipe marcando quendas de palabra.

  • Preparándonos para tomar decisións: Para tomar unha decisión é imprescindible saber entre que podemos escoller; ter as diferentes alternativas recollidas nun soporte que todas teñan á vista, como podería ser un encerado, é moi recomendable. E que pasa se nos atopamos con moitas propostas ou opinións distintas? Abriríase unha nova quenda de palabra para sintetizar e simplificar. Cando non teñamos máis de 2 ou 3 opcións para elixir poderían facerse intervencións, en favor e en contra.

  • A decisión do grupo: O momento de tomar unha decisión pode resolverse mediante negociación entre as diferentes posturas expostas no paso anterior para construír unha alternativa común. Cando non se chega a acordo despois dun tempo amplo de negociación preséntase a alternativa da votación, a man alzada, de forma nominal, secreta por escrito, etc., de acordo co carácter de cada reunión. É importante sinalar que, na maioría das reunións, tomar unha decisión significa tamén concretar quen serán as persoas responsables da súa execución, o prazo para iso, etc., asegurándonos de que se levan a cabo e non quedan en simples intencións.

Ademais, deste procedemento, hai novos sistemas para toma de decisións como é o caso do Planning póker ou Scrum póker.

Sacar temas conflitivos nunha reunión:

Non hai porque evitar sacar temas conflitivos nunha reunión pero si evitar a discusión en favor do debate. Isto que semella moi fácil en palabras, resulta complicado na práctica, polo que expoñemos algúns trucos para axudar a resolvelos ou actuar ante eles:

  • Sacarlle a máscara ao conflito: Obxectivar o problema, facelo consciente para todas as persoas e permitir que acheguen as ideas, intereses, necesidades, etc., que se opoñen ou enfrontan.

  • Ver se é importante e/ou posible resolvelo na reunión: Analizar cal é a orixe ou causa do conflito e de que xeito repercute no noso traballo ou organización. Agora poderase avaliar se intentar resolvelo nese mesmo momento, convocar unha reunión específica con ese fin, solicitar a opinión ou a mediación de terceiras persoas, buscar unha arbitraxe externa, recoller e analizar nova información, etc.

  • Queremos resolve na reunión: Neste punto é útil aplicar a técnica consultiva sobre posibles solucións e ter moi presente que coa decisión descartamos unhas opcións en favor doutras. Arranxámolo por negociación ou votación? A negociación é a maneira máis eficaz de superar un conflito mais, como se indicou antes, cando nonr chega a bo porto haberá que elixir a solución que conte con máis apoios e, polo tanto, solicitar que as persoas participantes se pronuncien mediante votación.

  • Pechar o conflito: unha vez se toma unha decisión sobre ese conflito, apróbase aplicalo e apoialo por parte de todas.

Despois da reunión…

… a persoa encargada de tomar nota do acontecido na reunión deberá elaborar unha memoria ou acta coas conclusións e acordos que foron tomados.

Este documento debe ser enviado a todas as persoas que participaron na reunión, que poderán aprobar ou solicitar a súa modificación. Para iso recomendamos que ese proceso de aprobación ou non se faga ao comezo da seguinte reunión.

Con estes puntos e os do artigo anterior agardamos ter axudado na consecución das vosas reunións presentes e futuras e lembrar que, como moitas das cousas, isto é cuestión de práctica e de tenacidade. Engadimos estas ligazóns de interese:

Manual de Asembleas e xuntanzas. Metodoloxías de autoorganización.

As reunións. Como acabar coas reunións pesadas (en español)

Scrum ou planning póker

Leave a comment

O teu enderezo electrónico non se publicará Os campos obrigatorios están marcados con *